Seiring perkembangan zaman, kini sudah banyak pondok pesantren yang telah mentransformasi model pendidikannya. Salah satunya adalah apa yang dilakukan di Pondok Pesantren Assalafiyyah Mlangi Yogyakarta, dari yang semua hanya menyelenggarakan pendidikan keagamaan, sekarang telah berkembang pesat dengan adanya sekolah-sekolah formal. Termasuk, pengelolaan pesantren sudah memanfaatkan sistem informasi digital.
Pesantren Assalafiyyah Mlangi didirikan oleh Kiai Masduqi pada 1936. Pendiriannya dimaksudkan untuk menyebarkan dakwah Islam ala Ahli Sunnah wal Jamaah di Indonesia. Setelah Kiai Masduqi wafat, pengelolaan pesantren diteruskan oleh putra-putrinya. Pada periode ini, Assalafiyyah telah mengembangkan pendidikan formal, yaitu Madrasah Tsanawiyah (MTs) yang dimulai pada 10 Agustus 2012 dan Madrasah Aliyah pada 28 Maret 2013. Pada tahun 2017, Pesantren Assalafiyyah merintis SMK jurusan Multimedia. Kemudian pada 2022 mendirikan Ma’had Ali, yaitu pendidikan tinggi yang menggeluti keilmuan keagamaan.
Seiring dengan perkembangan penyelenggaraan pendidikannya tersebut, Pesantren Assalafiyyah Mlangi juga telah menerapkan digitalisasi dalam pengelolaannya. Dalam arti, pemanfaatan sistem teknologi informasi digital untuk layanan yang ada di pesantren.
Layanan berbasis pemanfaatan sistem teknologi informasi digital tersebut meliputi layanan akademik seperti pembelajaran, jadwal pembelajaran, informasi hasil pembelajaran, informasi penerimaan santri baru, dan sebagainya; layanan pembayaran, seperti layanan pembayaran sekolah dan pondok pesantren, transaksi di kantin, dan pembayaran lainnya; dan layanan lainnya seperti layanan tamu, layanan penjengukan, dan layanan lainnya.
Pemanfaatan sistem teknologi informasi digital di Pesantren Assalafiyyah Mlangi sudah dimulai sejak 2018 dengan menerapkan sistem cashless. Dengan sistem ini, diharapkan dapat menanggulangi pencurian uang di pesantren. Santri juga harus menggunakan kartu E-Saku untuk melakukan semua transaksi secara nontunai dan lembaga yang mengelola serta menyimpan semua uang santri dengan aman.
Ada beberapa pertimbangan yang menjadi dasar kebijakan digitalisasi layanan. Pertama, gaya hidup modern dan kemajuan teknologi adalah alasan utamanya. Pekerjaan masa kini menuntut santri untuk menghabiskan banyak waktu. Hal ini membuat santri menjadi lebih memilih cara online dibandingkan cara konvensional (offline).
Kedua, di luar sana para santri sudah terbiasa dengan sistem digital baik itu pendidikan maupun pembayaran. Hampir semua sekolah dan pesantren sudah terbiasa dengan teknologi canggih.
Selain itu, pihak Pesantren Assalafiyah Mlangi menimbang adanya kelemahan dalam sistem manual. Pertama, layanan tidak efisien karena harus datang langsung (tunai). Meskipun dapat diwakili, namun tetap saja uang kas harus disetorkan sehingga membutuhkan orang dan waktu untuk menyelesaikan suatu kegiatan keuangan atau akademik.
Kedua, pencatatan tidak otomatatis sehingga bisa terjadi kesalahan. Pencatatan manual membuka peluang adanya salah tulis nama dan angka sehingga berpotensi merugikan pondok atau santri. Kesalahan tersebut dapat terjadi secara sengaja maupun tidak sengaja.
Ketiga, berdampak pada tambahan biaya dan waktu yang lebih lama. Perbuatan yang dilakukan orang akan membutuhkan waktu. Terlebih jika orang tua santri berasal dari daerah jauh yang membutuhkan transportasi untuk membayar kewajiban pondok atau lainnya.
Keempat, rentan terhadap kesalahan manusia (human error). Semakin bertambahnya jumlah santri maka pencatatan keuangan dan akademik semakin banyak dan rumit. Apabila dikerjakan secara manual dikhawatirkan dapat menimbulkan kesalahan.
Setelah melewati kesulitan dan melakukan perbaikan sistem, kebijakan digitalisasi layanan tersebut membuahkan hasil. Saat ini tidak ada lagi transaksi uang tunai di lingkungan Pesantren Assalafiyah Mlangi.
Apa yang dikembangkan Pesantren Assalafiyah Mlangi ini sejalan dengan program Bank Indonesia yang akan mengurangi penggunaan uang kertas. Program digitalisasi di pondok ini sangat mendukung program BI tersebut.
Kelebihan dari digitalisasi adalah proses dan eksekusi dari layanan bersifat segera dan langsung, seperti pembayaran akan terdeteksi dan tercatat secara langsung dalam sistem, laporan akademik setelah diunggah akan dapat dilihat oleh pihak lain saat itu juga, dan pencatatan keuangan berdasarkan transaksi individu (virtual account). Dengan menggunakan rekening virtual, semua proses layanan dan pembayaran langsung tercatat atas nama santri yang bersangkutan.
Dengan demikian, konsolidasi keuangan dapat langsung diproses berdasarkan tiap santri. Hal ini memudahkan untuk mengontrol seluruh transaksi yang dilakukan oleh santri.
Program digitalisasi pembayaran dengan sendirinya memudahkan proses layanan, mempercepat waktu, dan mengurangi biaya. Kemudahan tersebut dapat dinikmati baik dari sisi waktu akses ataupun tempat akses yang dapat dilakukan di manapun wali santri berada.
Kini, Pesantren Assalafiyyah Mlangi memiliki beberapa kegiatan yang berkaitan dengan layanan pada sistem pembayaran, antara lain sumbangan pendidikan, sumbangan pondok pesantren, cathering, laundry, barang, dan jajanan di kantin.
Selain itu, Pesantren Assalafiyyah Mlangi telah menerbitkan id card/Sistem Akademik Digital (Siakad) sejak 2019 dan efektif sampai saat ini. Pembayaran dengan menggunakan id card menjadi kondusif di pesantren dan banyak maanfaatnya serta dapat membantu program ketertiban pesantren. Model ini hanya berlaku internal di pesantren sehingga semua aktivitas santri dengan Siakad terintegrasi. Misalnya, kegiatan santri dalam membelanjakan uangnya terpantau melalui Siakad. Bahkan wali santri juga dapat memantau penggunaan uang santrinya. Santri juga dapat mengetahui saldo melalui id card. Saldo tersebut dapat digunakan di kantin sekolah dan laundry di pondok.
Pesantren Assalafiyyah Mlangi juga telah memiliki website dan media informasi yang memuat beberapa informasi seperti profil, sejarah pesantren, Madrasah Tsanawiyah (MTs), Madrasah Aliyah (MA), SMK, Penerimaan Peserta Didik Baru (PPDB), dan informasi pesantren lainnya. Websiste ini merupakan wajah digital dasar yang dapat memberikan informasi kepada masyarakat yang ingin membutuhkan data informasi pesantren tanpa harus mendatangi pondok. Saat ini masyarakat yang ingin mengetahui informasi tentang pesantren dapat mengunjungi website tersebut. https://ppasm.com/
Dengan sistem informasi digital yang dikembangkan, santri juga dapat mengetahui jadwal atau mata pelajaran melalui Sistem Akademik Digital (Siakad). Ketika ada ulangan maupun tugas, guru dapat membuat soal yang kemudian diupload di Siakad. Hal ini memudahkan guru dan santri untuk mengerjakan tugas, ujian, dan merekap nilai yang nantinya akan dimasukkan ke dalam rapot. Di laman ini disediakan pula informasi kehadiran santri setiap kegiatan pembelajaran. Informasi ini sangat berharga bagi wali santri untuk mengetahui keadaan santrinya di pesantren. https://siswa.salaf.online/login