Pondok pesantren adalah salah satu lembaga tertua yang bergerak di bidang pendidikan yang ada di Indonesia. Menurut Wawan Sadtyo Nogroho, pesantren merupakan lembaga pendidikan nirlaba keagamaan nonpemerintah yang mengedepankan layanan eksternal terutama dalam menyediakan pendidikan agama dan moral bagi generasi muda (Wanan Sadtyo Nogroho dkk, “Optimalisasi Software Akuntansi Berbasis Ekonomi Digital untuk Meningkatkan Akuntabilitas di Pondok Pesantren At-Taqwa Al Islamiy Desa Wringinputih Kecamatan Borobudur Kabupaten Magelang,2023”).
Pada hakikatnya, pesantren merupakan tempat belajar yang dikhususkan bagi kalangan muslim. Awalnya, lembaga ini juga membatasi kurikulum dengan asas keagamaan (baca: Islam). Namun pada akhirnya, pondok pesantren harus membuka diri agar ke depan dapat bersaing di tingkat global. Pada puncaknya pesantren juga harus mempersiapkan lulusanya untuk berkiprah di berbagai sektor kehidupan.
Memasuki era revolusi 4.0 dan era society 5.0, pondok pesantren tidak bisa lepas dari kemajuan digital. Informasi yang dapat diakses tidak lagi sebatas lembaran cetak kitab-kitab kuning. Kitab kuning adalah kitab kalisk karya ulama-ulam terdahulu yang bermuatan ilmu agama (Islam) yang mencakup fikih, akhlak, tafsir, hadis, tata bahasa (nahu dan saraf), tasawuf, ilmu falak, sampai kajian sosial dan kemasyarakatan (muamalah), (Wikipedia.org, diakses pada 25 Mei 2024). Namun lebih dari itu, biar pesantren tidak tergilas oleh kemajuan teknologi, maka harus menyesuaikan diri dengan teknologi digital.
Maka pada kesempatan ini, penulis akan mengeksplor sistem informasi yang berasaskan digital. Platform informasi yang dibangun di atas kemajuan teknologi akan lebih cepat diserap oleh pengguna teknologi. Karena dengan kemajuan ini, akses informasi akan semakin cepat dan bersaing hebat di kancah aktivitas dan kreativitas.
Sistem informasi adalah sebuah sistem formal, sosioteknikal, dan organisasional yang dirancang untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan mendistribusikan informasi. Dari perspektif sosioteknis, sistem informasi disusun oleh empat komponen: tugas, orang, struktur (atau peran), dan teknologi.
Sistem informasi dapat didefinisikan sebagai suatu integrasi komponen untuk pengumpulan, penyimpanan, dan pemrosesan data. Ia merupakan proses pengumpulan, penyimpanan, analisis sebuah informasi dengan tujuan tertentu. Sistem informasi yang terdiri dari data (input) dan menghasilkan laporan (output) sehingga diterima oleh sistem lainnya serta kegiatan strategi dalam suatu organisasi dalam melakukan tindakan atau keputusan (Dedy Rahman Prehanto, “Buku Ajar: Konsep Sistem Informasi,” Surabaya: Scopindo Media Pustaka, (2020).
Data tersebut kemudian digunakan untuk menyediakan informasi, berkontribusi pada pengetahuan serta produk digital yang memfasilitasi pengambilan keputusan. Teknologi dan informasi memiliki hal yang penting dalam dunia pendidikan untuk mendapatkan data yang real serta data yang diperbaru dalam tahun ke tahun dengan begitu informasi yang ada terus terupdate (Savira Rahmania dkk, “Optimalisasi Emis Dalam Proses Data Base Pendidikan Diniyah Dan Pondok Pesantren Di Kementerin Agama Kabupaten Bangkalan,” API: Jurnal Administrasi Pendidikan Islam, 2020).
Digital merupakan deskripsi dari situasi angka yang terdiri dari bilangan 0 dan 1. Atau off dan on (bilangan biner). Digital berasal dari kata digitus, dalam bahasa Yinani berarti jemari. Jemari kedua tangan setiap orang berjumlah sepuluh (10). Nilai sepuluh tersebut terdiri dari 2 radix, yaitu 1 dan 0. Semua sistem komputer menggunakan sistem digital sebagai basis datanya. Dapat disebut juga dengan istilah bit (binary digit).
Jadi, sistem informasi digital adalah sebuah asas informasi yang berdasarkan komputerisasi dengan akses jauh lebih cepat. Karena dengan informasi yang berbasis digital maka pengetahuan akan bersifat spontan dan otomatisasi. Karenanya dengan sistem ini informasi yang ada di pondok pesantren akan jauh lebih cepat diketahui oleh orang-orang yang membutuhkan informasi.
Manajemen Pondok Pesantren
Pada mulanya lembaga pesantren memiliki manajemen yang sangat sederhana. Bahkan di awal berdirinya pesantren, tidak ada manajemen pondok yang melakukan pembukuan dan akses informasi dengan cara saksama. Semuanya berjalan apa adanya. Kondisinya sangat terbatas. Tetapi tetap berjalan meskipun dengan keadaan yang begitu lambat.
Seiring berjalannya waku, manajemen pondok pesantren harus memgikuti perkembangan zaman. Di era digital saat ini, lembaga pesantren mau tidak mau harus meningkatkan pelayanan dengan lebih cepat dan lebih baik. Maka sistem digitalisasi pesantren di segala aspeknya menjadi sebuah kewajiban. Agar ke depan lembaga keagamaan ini tidak tergerus oleh kemajuan zaman.
Manajemen pondok pesantren mengalami transformasi signifikan dari masa dulu hingga masa sekarang. Pada masa dulu, manajemen pesantren cenderung sederhana dan tradisional. Pesantren biasanya dikelola oleh kiai yang sekaligus berperan sebagai pemimpin spiritual dan pengelola operasional. Struktur organisasi sering kali tidak formal, dan kiai dibantu oleh santri senior yang berfungsi sebagai pengajar dan pengurus. Keuangan pesantren juga sederhana, seringkali bergantung pada sumbangan masyarakat sekitar, zakat, dan infak tanpa sistem akuntansi yang rinci.
Di masa kini, manajemen pesantren semakin kompleks dan profesional. Banyak pesantren yang telah mengadopsi struktur organisasi yang lebih formal dengan berbagai divisi seperti akademik, keuangan, dan administrasi. Penggunaan teknologi informasi juga mulai diterapkan untuk mendukung manajemen, seperti sistem informasi manajemen pesantren (SIM-Pesantren) yang membantu dalam pengelolaan data santri, keuangan, dan kegiatan akademik. Penggunaan software keuangan juga membantu pesantren dalam mencatat dan mengelola dana secara lebih transparan dan akuntabel.
Selain itu, pendidikan di pesantren modern telah berkembang untuk mencakup kurikulum yang lebih luas. Tidak hanya fokus pada pendidikan agama, banyak pesantren kini juga menawarkan mata pelajaran umum seperti matematika, sains, dan bahasa Inggris, yang diintegrasikan dengan pendidikan agama. Peningkatan kualitas pendidikan ini didukung oleh kerjasama dengan berbagai institusi pendidikan formal dan non-formal serta program pelatihan bagi para pengajar. Ini menjadikan lulusan pesantren lebih siap menghadapi tantangan di dunia modern.
Pesantren masa kini juga lebih terbuka terhadap inovasi dan kolaborasi. Banyak pesantren yang menjalin kemitraan dengan pemerintah, lembaga swadaya masyarakat (:SM), dan organisasi internasional untuk mengembangkan program-program pendidikan dan pelatihan. Contohnya, program kewirausahaan bagi santri yang bertujuan untuk memberikan keterampilan praktis yang dapat digunakan setelah lulus dari pesantren. Kolaborasi semacam ini membantu pesantren untuk tetap relevan dan mampu memberikan kontribusi positif bagi masyarakat.
Transformasi dalam manajemen pesantren ini mencerminkan adaptasi terhadap perubahan zaman dan kebutuhan masyarakat. Meski demikian, esensi pesantren sebagai lembaga pendidikan berbasis agama tetap dijaga. Pesantren modern tetap berusaha mempertahankan nilai-nilai tradisional yang menjadi landasan mereka, sambil mengadopsi teknologi dan metode manajemen modern untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi operasional serta kualitas pendidikan yang diberikan.
Pesantren dan Informasi Berbasis Digital
Pesantren, sebagai lembaga pendidikan Islam tradisional, telah lama menjadi pusat pembelajaran agama di Indonesia. Namun, seiring dengan perkembangan zaman dan teknologi, pesantren mulai mengadopsi teknologi digital dalam operasional dan sistem pembelajarannya. Informasi berbasis digital di pesantren mencakup berbagai aspek, mulai dari administrasi, kurikulum, hingga interaksi antara pengajar dan santri. Digitalisasi ini bertujuan untuk meningkatkan efisiensi, transparansi, dan aksesibilitas pendidikan di pesantren.
Administrasi berbasis digital di pesantren melibatkan penggunaan sistem informasi manajemen pesantren (SIM-Pesantren) yang membantu dalam mengelola data santri, pengajar, dan keuangan. Dengan SIM-Pesantren, informasi mengenai kehadiran, nilai, dan kegiatan santri dapat dipantau secara real-time oleh pengurus dan orang tua. Selain itu, sistem ini juga memfasilitasi pengelolaan keuangan yang lebih transparan dan akuntabel, memungkinkan pesantren untuk mengelola dana operasional dan sumbangan secara efisien. Hal ini juga membantu pesantren dalam membuat laporan keuangan yang lebih sistematis dan mudah diakses.
Kurikulum pesantren juga mengalami digitalisasi, dengan penggunaan e-learning dan platform pembelajaran online. Santri dapat mengakses materi pembelajaran, mengikuti ujian, dan berinteraksi dengan pengajar melalui platform digital. Ini sangat membantu terutama di masa pandemi COVID-19, di mana pembelajaran tatap muka sangat dibatasi. Platform e-learning memungkinkan pesantren untuk tetap menjalankan kegiatan belajar mengajar tanpa terhalang oleh jarak dan waktu. Selain itu, akses ke sumber daya digital seperti e-book, jurnal, dan video pembelajaran juga memperkaya materi pendidikan yang dapat diakses oleh santri.
Interaksi antara pengajar dan santri pun semakin dimudahkan dengan teknologi digital. Aplikasi pesan instan, video conference, dan forum diskusi online memungkinkan komunikasi yang lebih fleksibel dan responsif. Pengajar dapat memberikan bimbingan, menjawab pertanyaan, dan memberikan tugas melalui platform digital ini. Hal ini tidak hanya meningkatkan keterlibatan santri dalam proses pembelajaran tetapi juga memungkinkan pengajaran yang lebih personal dan terarah. Teknologi ini juga mendukung pembelajaran kolaboratif di mana santri dapat bekerja sama dalam proyek atau tugas secara virtual.
Digitalisasi pesantren juga membuka peluang untuk pengembangan program-program inovatif seperti kewirausahaan digital, coding, dan literasi digital. Program ini bertujuan untuk membekali santri dengan keterampilan yang relevan di era digital, meningkatkan daya saing mereka di pasar kerja. Kolaborasi dengan berbagai institusi dan perusahaan teknologi juga memungkinkan pesantren untuk mengakses sumber daya dan pelatihan yang lebih baik. Dengan demikian, pesantren tidak hanya mempertahankan relevansinya sebagai pusat pendidikan agama tetapi juga berperan sebagai inkubator bagi generasi muda yang melek teknologi dan siap menghadapi tantangan masa depan.
Secara keseluruhan, adopsi teknologi digital di pesantren membawa banyak manfaat dan perubahan positif. Dari administrasi yang lebih efisien hingga pembelajaran yang lebih interaktif dan aksesibilitas yang lebih luas, teknologi digital membantu pesantren untuk beradaptasi dengan perkembangan zaman tanpa mengesampingkan nilai-nilai tradisional yang menjadi fondasinya. Transformasi ini juga memastikan bahwa pesantren tetap menjadi lembaga pendidikan yang relevan dan berkontribusi signifikan dalam mencetak generasi yang unggul secara spiritual dan intelektual di era digital.
Kesimpulan
Kesimpulannya, optimalisasi manajemen pesantren dengan sistem informasi berbasis digital membawa dampak positif yang signifikan dalam berbagai aspek operasional dan pendidikan. Penggunaan sistem informasi manajemen pesantren (SIM-Pesantren) memfasilitasi pengelolaan data santri, pengajar, dan keuangan secara lebih efisien dan akurat. Administrasi pesantren menjadi lebih terstruktur dan transparan, memungkinkan pengurus untuk mengelola berbagai aspek operasional dengan lebih baik. Hal ini juga meningkatkan kepercayaan masyarakat terhadap pesantren melalui pelaporan yang lebih sistematis dan akuntabel.
Selain itu, digitalisasi kurikulum dan proses pembelajaran memberikan dampak yang besar terhadap kualitas pendidikan di pesantren. Dengan platform e-learning dan akses ke sumber daya digital, santri dapat belajar dengan lebih fleksibel dan interaktif. Teknologi digital memungkinkan pengajaran yang lebih personal dan responsif, serta mendukung pembelajaran kolaboratif. Ini tidak hanya meningkatkan keterlibatan santri tetapi juga memperkaya materi pendidikan yang tersedia. Dalam konteks pandemi atau situasi darurat lainnya, e-learning memastikan kontinuitas pendidikan tanpa terhalang oleh jarak dan waktu.
Akhirnya, adopsi teknologi digital di pesantren juga membuka peluang untuk pengembangan keterampilan baru yang relevan di era digital. Program-program inovatif seperti kewirausahaan digital dan literasi teknologi membekali santri dengan pengetahuan dan keterampilan yang dibutuhkan untuk bersaing di pasar kerja modern. Kolaborasi dengan berbagai institusi dan perusahaan teknologi memberikan akses ke pelatihan dan sumber daya yang lebih baik. Dengan demikian, optimalisasi manajemen pesantren dengan sistem informasi berbasis digital tidak hanya meningkatkan efisiensi dan kualitas pendidikan, tetapi juga memastikan pesantren tetap relevan dan mampu mencetak generasi yang siap menghadapi tantangan masa depan. Wallah A’lam!
Daftar Pustaka
Rahmania, S., Yakin, A. A., & Aisy, E. R. (2020). Optimalisasi Emis dalam Proses Data Base Pendidikan Diniyah dan Pondok Pesantren di Kementerin Agama Kabupaten Bangkalan. Jurnal Administrasi Pendidikan Islam, 2(1).
Monica, A. M., Setiawan, M. S., & Anindita, C. (2021). Meningkatkan Kompetensi Sistem Informasi di Era Digital Pada Pondok Pesantren Yatim Al-Hanif Ciputat, Tangerang Selatan. ADI Pengabdian Kepada Masyarakat, 1(2).
Nugroho, W. S., Prasetya, W. A., & Ibrahim, M. W. (2023). Optimalisasi Software Akuntansi Berbasis Ekonomi Digital untuk Meningkatkan Akuntabilitas di Pondok Pesantren At-Taqwa Al Islamiy Desa Wringinputih Kecamatan Borobudur Kabupaten Magelang. AJAD: Jurnal Pengabdian kepada Masyarakat, 3(3).
Fatoni, I. (2021). Optimalisasi Penerimaan Santri Baru melalui Pengembangan Customer Relationship Management (CRM) di Pondok Pesantren Hamalatul Quran Putri. Hamalatul Qur’an: Jurnal Ilmu Ilmu Alqur’an, 2(1).
Prehanto, Dedy Rahman, (2020). Buku Ajar: Konsep Sistem Informasi, Surabaya: Scopindo Media Pustaka.